Jak wskazuje UODO, dzienniki lekcyjne mogą być prowadzone tradycyjnie lub także w postaci elektronicznej (dzienniki elektroniczne), a za zgodą organu prowadzącego szkołę (np. gminy) mogą być prowadzone wyłącznie w tej postaci.
Sposób prowadzenia dokumentacji przez placówki oświatowe regulują przepisy prawa.
Szkoły prowadzą dla każdego oddziału dziennik lekcyjny, w którym dokumentuje się przebieg nauczania w danym roku szkolnym – wynika to z par. 8 ust. 1 rozporządzenia ministra edukacji narodowej z 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Rozporządzenie to wydano na ustawy z 14 grudnia 2016 r. ─ Prawo oświatowe i to z tych aktów prawnych wynika sposób prowadzenia dokumentacji przez placówki oświatowe.
Dziennik lekcyjny zawiera dane zarówno uczniów, jak i ich rodziców np. nazwiska i imiona uczniów, daty i miejsca urodzenia oraz adresy ich zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania (jeżeli są różne od adresu zamieszkania ucznia) oraz adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają. Zgodnie z Prawem oświatowym ilekroć w przepisach jest mowa o rodzicach, należy przez to rozumieć także prawnych opiekunów dziecka oraz osoby (podmioty) sprawujące nad nim pieczę zastępczą.
UODO podkreśla, że “szkoła przetwarza dane osobowe w dziennikach elektronicznych na podstawie przepisów prawa, które nakładają na nią obowiązek prowadzenia tej dokumentacji, czyli w oparciu o podstawę z art. 6 ust. 1 lit. c RODO”.
Szkoła, która prowadzi dziennik elektroniczny, musi zapewnić ochronę danym zawartym w dzienniku, m.in. przed dostępem osób nieuprawnionych, zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą. Dodatkowo szkoła, która prowadzi dokumentację z wykorzystaniem dziennika w formie elektronicznej ma obowiązek umożliwić bezpłatny wgląd rodzicom do tego dziennika, w zakresie dotyczącym ich dzieci.