Sezon urlopowy, a odpoczynek w firmie

Często czas urlopów wakacyjnych dezorganizują  pracę całej firmy i pojawia się niepotrzebne zamieszanie. Szczególnie uciążliwe jest to w średnich i dużych firmach, gdzie pracownicy nie mają ze sobą bezpośredniego kontaktu lub są rozproszeni na dużym obszarze. Im większa firma, tym łatwiej utrzymać stabilność pracy danego działu, ale też tym więcej pracy dla działu kadr. W tym okresie poza codzienną pracą musi bowiem dopilnować formalnych aspektów wszystkich urlopów, jednocześnie odpowiadając na wszystkie pytania z nimi związane. Jak usprawnić ten proces?

Wzorowa organizacja

Rozwiązaniem problemów związanych z ewidencją czasu wypoczynku jest elektroniczny system zarządzania urlopami. Pozwala on nie tylko na szybsze przekazywanie podań do akceptacji, ale także na łatwiejsze planowanie zastępstw podczas absencji. Przede wszystkim jednak sprawia, że sezon urlopowy nie jest już czasem udręki dla działu kadr i managerów. Co najważniejsze – umożliwia złożenie wniosku przez kilka kliknięć myszką – nawet gdy nie ma nas w danej chwili w firmie.

Jak taki system działa?

Zarządzanie urlopami przebiega w wyjątkowo prosty i intuicyjny sposób. Każdy z pracowników loguje się na swój indywidualny profil, wystarczy że określi rodzaj urlopu, wprowadzi daty od-do oraz wybierze zastępstwo. System urlopowy automatycznie obliczy ilość dni urlopu, a także zaprezentuje urlop dostępny oraz ilość dni jaka pozostanie po wykorzystaniu urlopu.

Wniosek urlopowy przechodzi kilka etapów, z czego pierwszym jest akceptacja zastępcy. Zastępujący  jest informowany mailowo, z opcjonalną możliwością odrzucenia takiej prośby. Etap drugi to akceptacja przełożonego, wniosek może w prosty sposób być zaakceptowany lub odrzucony przez przełożonego z ew. podaniem stosownego komentarza.

Wszyscy zatrudnieni w organizacji mają wgląd do kalendarza urlopowego. Pracownicy na bieżąco wiedzą o nieobecnościach swoich współpracowników, co ułatwia zaplanowanie własnego urlopu. Pozwala to na uniknięcie zbędnego zamieszania i ułatwia opracowywanie rocznych planów. Z kolei integracja  z elementami systemu wypłaty wynagrodzeń, pozwala na automatyczne rozliczanie nieobecności.

Korzyści wynikających z elektronicznego systemu zarządzania urlopami:

1. Przejrzystość i łatwość pracy – System umożliwia wszystkim pracownikom monitoring bieżących i zaplanowanych urlopów. Dzięki temu pozwala szybko i sprawnie planować zadania w poszczególnych działach.
2. Bezpieczeństwo – Procedury związane z staraniem się o urlop wypoczynkowy odbywają się jedynie droga elektroniczną. Wszystkie dokumenty zostają wczytane do systemu, a zwierzchnikowi pozostaje zaledwie jedno kliknięcie.
3. Oszczędność i ochrona środowiska –  System minimalizuje koszty i czas związany z wydrukiem materiałów biurowych.